قسمت اول - معرفي و مزاياي استفاده از نرم ازفرار Microsoft Lync Server 2010 (ويژه دنياي آي تي)

روش های برقراری ارتباط تلفنی در حال تغییر است. امروزه برای برقراری ارتباط تلفنی راه دور اغلب از تکنولوژیی به نام  VoIP استفاده می شود. سیستمVOIP  یک روش برای تبدیل سیگنال های آنالوگ صوت به داده های دیجیتال است که از طریق اینترنت منتقل می شوند .

روند تحولات سیستم های ارتباطی و گسترش شبکه اینترنت به گونه ای است که در آینده شاهد آن خواهیم بود که تلفن های عادی جای خود را به سیستم های مبتنی بر VoIP  دهد .

یکی از تفاوت های اصلی Lync با دیگر راهکارهای VoIP یکپارچه بودن آن است. بدین معنا با استفاده از همان رابط کاربری که شما تماس های خود را ارسال و دریافت می کنید بسیاری امکانات دیگر که امروزه مورد نیاز بسیاری از سازمان هاست، در اختیار دارید .

Instant Messaging and Presence

آگاهی از وضعیت حضور و مکانی دیگر کاربران: با استفاده از قابلیت  Presenceمی توان از موقعیت مکانی و حضور کاربران دیگر مطلع شد که البته به کاربران این امکان را می دهد که اطلاعات مکانی و حضور خود را مخفی یا آشکار کنند.حضور کاربران به صورت دستی و یا اتوماتیک با استفاده از تقویم سازمانی شخص و یا قرارهای ملاقاتش و یا وضعیت ورود او به سازمان و .. تعیین می شود. بدون استفاده از قابلیت Presence کاربران مجبور به استفاده از روش های دیگر مثل ارسال ایمیل برای اطلاع از حضور سایر افراد در سازمان می شوند. همچنین کاربران می توان با طبقه بندی Contact های خود اطلاعات حضور مختلفی براساس سطح دسترسی هر گروه اعمال کنند. کلیه چت های صورت گرفته در میل باکس فرد مربوطه در Outlook ذخیره می شود .

اطلاعات تماس افراد داخل و خارج سازمان Lync Server :به کاربران آن اجازه می دهد اطلاعات کاملی در مورد افراد داخل و یا مشتریان سازمان از قبیل شماره تلفن، آدرس، ساختار سازمانی افراد و اطلاعات سازمانی آنها را طریق یک رابط کاربری ساده در اختیار داشته باشند .

ارتباط لحظه ای با استفاده از :IM با به کارگیری از این قابلیت کاربران می توانند به صورت آنلاین با کاربران دیگر به صورت نفر به نفر یا به صورت چند نفره با هم چت کنند .

ارتباط با افراد خارج از سازمان: با استفاده از ویژگی Federation این امکان فراهم شده است که دو سازمان بتوانند با هم ارتباط برقرار کنند. همچنینMicrosoft Lync  قابلیت ارتباط با سرویس های دیگر مثل Yahoo messenger وWindows Live و Google Talk و ... را دارد .

Activity Feed  : با استفاده از این قابلیت هر کاربر فعالیت جاری خود را در سازمان مشخص می کند که دیگران می توانند از آن اطلاع یابند .

Audio, Video, and Web Conferencing

یکی از اساسی ترین نیازهای اکثر سازمان ها امروز تشکیل جلسات و کنفرانس های دو یا چند نفره می باشد. لینک با در نظر گرفتن این موضوع به بهترین نحو ممکن این نیاز را برآورده است. برگزاری کنفرانس به صورت صوتی و/یا تصویری به همراه امکاناتی که Lync همزمان با کنفرانس ارائه می دهد آن را به یک راهکار کامل و بی رقیب در این زمینه تبدیل کرده است .

مدیریت بر کنفرانس: افراد حاضر در کنفرانس می توانند در یک لابی منتظر باشند و توسط مدیر کنفرانس به داخل کنفرانس وارد شوند. همچنین مدیر کنفرانس می تواند افرادی را که لازم به حضور در کنفرانس نیستند را از کنفرانس بیرون کند یا افراد مورد نیاز را به کنفرانس دعوت کند .

حضور در کنفرانس با استفاده از روش های مختلف: حضور در کنفرانس با یکی از روش های : استفاده از نرم افزار، استفاده از IP Phone ، استفاده از تلفن معمولی یا موبایل در داخل یا خارج از سازمان و یا حتی با استفاده از نسخه تحت وب نرم افزار (بدون نصب نرم افزار).

Audio Conferencing

کنفرانس صوتی یکی از نیازهای اولیه بسیاری از سازمان ها شده است. با استفاده از لینک سرور کاربران می توانند از طریق کامپیوتر شخصی، وب، تلفن و موبایل در کنفرانس حضور پیدا کنند .

Dial-In Conferencing : با استفاده از این قابلیت کاربران خارج از سازمان قادرند بدون استفاده از نرم افزار یا سخت افزار خاص و تنها با شماره گیری از طریق خط تلفن در یک کنفرانس صوتی شرکت کنند .

Web Conferencing

بسیاری از سازمانها هنوز از امکان یک وب کنفرانس بهره نبرده اند همانند سازمان خود ما. لینک این امکان را می دهد که یک قرار ملاقات آنلاین تحت وب صورت گیرد. این قرار ملاقات می تواند شامل موارد زیر باشد :

Desktop Sharing :کاربر را قادر می سازد که همه صفحه نمایش خود یا تنها یک مانیتور خود- زمانی که چند مانیتور وصل است- را به اشتراک بگذارد .

Application Sharing  :  کاربر را قادر می ساز که یک برنامه خاص را به جای اشتراک گذاری کل صفحه نمایش، به اشتراک بگذارد .

Polls  : کاربر را قادر می سازدکه یک رای گیری را شروع نماید و افراد حاضر در کنفرانس در این رای گیری شرکت نمایند و نتایج را مشاهده نمایند. این قابلیت یک رای گیری آنلاین را شبیه سازی می کند .

Whiteboard  : با استفاده از این تخته می توان یک کلاس واقعی را شبیه سازی کرد .

Presentation  : ارائه ی یک اسلاید شوی PowerPoint به راحتی با این قابلیت صورت می گیرد. این قابلیت یک اتاق کنفرانس واقعی را شبیه سازی می کند .

Video Conferencing

با استفاده از یک وب کم یا یک تلفن با قابلیت ویدئو می توان در یک کنفرانس ویدویی از هر جای جهان شرکت کرد .

Enterprise Voice

با استفاده از Lync Server می توان نیاز یک سازمان به یک سیستم تلفن سانترال را مرتفع کرد. البته Microsoft Lync Server برای بهره گیری ازاین موضوع نیاز به یک IP-PBX و یا یک VoIP Gateway دارد .

قابلیت های تلفن های قدیمي: شامل hold کردن تماس، انتقال تماس، دایورت کردن تماس، Call Park ، Voice mail ، کنفرانس. تفاوت Lync با سایر سیستم ها در این است که کاربر خود می تواند بسیاری از این تنظیمات را انجام دهد بدون این که نیاز به ارجاع این موضوع به مدیر شبکه خود داشته باشد .

Call Forwarding  : وقتی یک کاربر یک تماس ورودی دارد می تواند تعیین کند که این تماس به شماره تلفن محل کار، موبایل، خانه و یا همه این تلفن ها منتقل شود. اگر کاربر به تماس ورودی پاسخ ندهد تماس می تواند به صندوق صوتی فرد منتقل شود. کاربر می تواند تنظیماتی را در Outlook خود اعمال کند که مثلا در ساعات غیرکاری و یا روزهای تعطیل انتقال تماس رخ دهد .

Team Call  : هر کاربر این قابلیت را دارد که یک گروه Team Call برای خود تعریف کند. وقتی یک شخص یک تماس ورودی دارد افراد حاضر در این گروه نیز این تماس را دریافت می کنند اما مشخص است که در اصل این تماس مربوط به چه شخصی است .

Delegation : در این حالت کاربر می تواند تعیین کند که تماس های ورودی او برای شخص دیگری فرستاده شود و شخص مورد نظر در صورت نیاز تماس را به او انتقال دهد. این قابلیت مورد نیاز برای حالت منشی و رئیس است .

Call Park  :  وقتی کاربری تماسی را دریافت می کند می تواند آن را در حالتhold قرار دهد، در این حالت Lync به این تماس یک شماره موقتی اختصاص می دهد و شخص دیگری در مکان دیگر می تواند با شماره گیری این شماره موقت آن تماس را دریافت کند .

پوشش تماس ها: با استفاده از قابلیت های Delegation و Team Call می توان اطمینان پیدا کرد که تماس های مهم به ترتیب توسط یک منشی یا عضو تیم پاسخ داده شود .

منشی تلفنی : IVR  منشی تلفنی یکی از پرکاربردترین نیاز اکثر سازمان هاست.با استفاده از IVR تماس گیرنده پس از تماس با انتخاب گزینه مناسب به شخص یا گروه یا صف مربوطه منتقل می شود. یکی از ویژگی های جالب Lync که آن را از سایر سیستم ها متمایز می کند قابلیت تشخیص صدا در انتخاب گزینه مناسب است.ویژگی دیگر متمایز کننده Lync دادن این امکان به کاربران یک گروه برای بیرون رفتن از گروه و صف است .

از ویژگی های جالب و هوشمندانه IVR مبتنی بر Lync Server این است که انتقال تماس ها در این سیستم مبتنی بر Presence صورت می گیرد. یعنی مثلا در صورتی که فرد مورد نظر سیستم خود را برای مدتی رها کند و حالت فرد به صورت idleدرآید تماس های ورودی دیگر به آن فرد منتقل نمی شود .

صرفه جویی در هزینه ها: برای اتصال به تلفن در سیستم Lync Server باید از یک IP Phone  استفاده کرد. برای صرفه جویی می توان به جای استفاده از این وسیله از نسخه نرم افزاری که قابلیت نصب روی همه سیستم های کامپیوتری را دارد استفاده کرد که تاثیر بسزایی در کاهش هزینه های سازمان دارد .

همچنین در صورتی که یک سازمان دارای دفاتر مختلف در شهرهای مختلف در کشورهای مختلف باشد هزینه تماس بین این دفاتر حذف می شود. به طور مثال اگر یک شرکت یک دفتر در تهران و یک دفتر در شیراز داشته باشد تماس از دفتر شیراز به دفتر تهران به صورت رایگان خواهد بود. در حالتی بهینه تر اگر کارمندی در تهران قصد تماس تلفنی با مشتری در شهر شیراز دارد هزینه این تماس به جای تماس بین شهری به تماس داخل شهری در شیراز کاهش می یابد .

راه اندازی و پیاده سازی Lync Server نیازی به تغییرات سخت افزاری در ساختار شبکه ندارد وLync Server  از همان شبکه موجود در سازمان بهره می گیرد .

دسترسی از همه جا: تنها با داشتن اینترنت در هر نقطه از جهان می توان به سیستم تلفنی سازمان دسترسی پیدا کرد و با استفاده از آن تماس های خارج یا داخل سازمانی گرفت .

ترکيب با سیستم های تلفنی موجود در سازمان: در طراحی Microsoft Lync این قابلیت گنجانده شده است که با سیستم تلفنی موجود در سازمان و تلفن های سانترال قدیمی ترکیب شود؛ از جمله Lync می تواند با Asterisk و Elastix وFreePBX و سایر سیستم های VoIP که از قابلیت SIP Trunk پشتیبانی می کنند ارتباط برقرار کند . 
 

Mobility

 
اتصال از همه جا: اتصال به سیستم Lync از خارج از سازمان و تنها با یک ارتباط اینترنتی و بدون استفاده از سخت افزار اضافی صورت می گیرد. این ارتباط با به کارگیری استاندار SSL امنیت ارتباط را به طور کامل تضمین می کند .

ارتباط در حال حرکت: با استفاده از نسخه موبایل Lync شما می توانید در حالی که در اتومبیل خود در حال حرکت هستید به سیستم وصل شوید، ارتباط برقرار کنید و حتی در کنفرانس شرکت کنید .

از دست ندادن تماس ها: در حالی که شما پشت میز خود نیستید می توانید تماس ها خود را به وسیله Call Forwarding یا Simultaneous Call روی خط تلفن دیگر یا موبایل خود دریافت کنید یا آن تماس را به صندوق صوتی خود منتقل کنید .

Group Chat

بهبود ارتباطات: چت چند نفره روی یک موضوع از قبل تعیین شده و ذخیره آن ها در سیستم هر یک از افراد حاضر در این چت کمک بسزایی به افراد می کند .

ارتباط با مشتری ها و همکاران سازمان: مشتری ها و همکاران سازمان می توانند با استفاده از قابلیت Federation با افراد داخل سازمان به صورت تک به تک یا گروهی چت کنند. همچنین می توان با در اختیار گذاشتن یک آدرس موقتی به مشتریان سازمان با آن ها به صورت چت، صوتی و تصویری ارتباط برقرار کرد .

 Relevant Microsoft Products

 تولید Lync توسط شرکت مایکروسافت یکی از مزایای این محصول است. امروزه تقریبا سیستم کامپیوتری و شبکه ای وجود ندارد که از یکی از محصولات این شرکت استفاده نکند. مایکروسافت سعی کرده است به خوبی Lync را با سایر این نرم افزارها مرتبط کند .

Microsoft Exchange Server

ترکیب با :Outlook Web App-OWA با استفاده از Lync می توان از طریق  OWAاطلاعات حضور کاربران را مشاهده کرد و همچین با آنها چت متنی کرد .

 ایجاد یک قرار ملاقات برای یک کنفرانس صوتی یا / و تصویری

Microsoft SharePoint Server

در کنار هر Contact در SharePoint اطلاعات حضور افراد نشان داده می شود و می توان با کلیک روی آن با آن کاربر تماس متنی یا کنفرانس صوتی یا تصویری برقرار کرد .

 :Skill-based searchبا استفاده از این قابلیت می توان از طریق رابط کاربریLync  در داخل SharePoint به دنبال شخصی با مهارت خاص گشت .  

Microsoft Office System

نمایش اطلاعات حضور افراد در کلیه نرم افزارهای موجود در مجموعه Office

Microsoft Active Directory

Active Directory مکانی است که کلیه اطلاعات تماس افراد داخل و خارج یک سازمان در آن ذخیره می شود. مایکروسافت با در نظر گرفتن این موضوع کلیه اطلاعات افراد را از این دایرکتوری دریافت می کند. با استفاده از این ترکیب می توان کلیه اطلاعات تماس مربوط به كاربران سازمان را درActive Directory  وارد کرد و از طریق Lync به آن ها دسترسی پیدا کرد .

مثلا می توان شماره تماس، آدرس، ایمیل، مشخصات سازمانی و سایر مشخصات مشتریان سازمان را در Active Directory وارد کرد و از طریق Lync به آن ها دسترسی سریع پیدا کرد .

قابلیت جالب دیگری که Active Directoryو سیستم های عضو دامین در اختیار ما می گذارد این است که کاربر در هر یک از سیستم های عضو دامین لاگین کند به طور خودکار به Lync Client مربوط به خود وصل می شود و کلیه اطلاعات تماس و پیغام های صوتی و سایر اطلاعات مربوط به خود را در اختیار می گیرد .

آموزش Microsoft Lync Server 2010 در قسمت دوم مقاله

با ما همراه باشيد